Privacybeleid

1. Wie verwerkt je persoonsgegevens?

ESD Solutions is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen waarvan zij zelf het doel en de wezenlijke middelen bepaalt, zoals het beheer van haar website, haar eigen afsprakenadministratie, rechtstreekse communicatie en beveiliging. De actuele ondernemings-, adres- en contactgegevens staan in het contactblok op deze pagina.

Bij nutswerken kan ESD optreden als uitvoerder in een opdrachtketen, onder meer via ASG voor Fluvius. Voor gegevens die wij uitsluitend namens en volgens de instructies van een opdrachtgever verwerken, is die opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke en handelt ESD als verwerker of subverwerker. De werkelijke taakverdeling bepaalt de privacyrol; de benaming aannemer of uitvoerder alleen volstaat niet. Deze verklaring vervangt geen vereiste verwerkers- of onderaannemersafspraken.

Fluvius System Operator cv licht de verwerking voor zijn netbeheeractiviteiten en de contactmogelijkheden van zijn functionaris voor gegevensbescherming toe in het privacybeleid van Fluvius. Voor vragen over de ESD-afspraakpagina kun je rechtstreeks bij ESD terecht. Wanneer je vraag een verwerking namens de opdrachtgever betreft, helpen we je het verzoek bij de juiste verantwoordelijke te behandelen.

2. Op wie is dit beleid van toepassing?

Dit privacybeleid geldt voor websitebezoekers, bewoners en contactpersonen die een afspraak voor nutswerken aanvragen of opvolgen, contactpersonen bij opdrachtgevers en leveranciers, personen met een projectvraag en kandidaten voor een vacature. De afsprakenpagina is een omgeving van ESD Solutions, geen aanmeldomgeving van Mijn Fluvius.

3. Welke gegevens kunnen wij verwerken?

• Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie en onderneming.
• Project- en werfinformatie die je zelf verstrekt, waaronder locatie, discipline, planning, technische vraag en vrije berichtinhoud.
• Sollicitatiegegevens, zoals cv, motivatie, werkervaring, opleidingen, attesten en gegevens die nodig zijn om je kandidatuur te beoordelen.
• Communicatiegegevens uit e-mails, telefoongesprekken en opvolging van aanvragen of afspraken.
• Bij afspraakaanvragen: het uitvoeringsadres met huisnummer en eventueel busnummer, naam, telefoon, e-mailadres, gewenst dagdeel en datum, reacties op voorstellen en de behandelstatus.
• Werffoto’s van de meter, meterruimte of kelder en kabelinvoer, je antwoorden wanneer een foto niet mogelijk of niet van toepassing is, en relevante technische kenmerken zoals een zichtbaar meternummer of Fluvius-ordernummer.
• Dossier- en beveiligingsgegevens, zoals tijdstippen, verificatie- en toegangsgegevens, de historiek van voorstellen en bevestigingen en bewijzen van verzonden berichten.
• Technische gegevens, zoals IP-adres, browsertype, apparaat, tijdstip, opgevraagde pagina en beperkte server- of beveiligingslogs.
• Cookie- en voorkeursgegevens die nodig zijn om een melding te onthouden of de website correct te laten functioneren.

Bezorg via vrije tekstvelden of documenten geen gevoelige persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor je aanvraag of kandidatuur.

We ontvangen gegevens rechtstreeks van jou, van iemand die de afspraak namens jou regelt, bij een werf- of voorbezoek en, voor de betrokken werken, van ASG of Fluvius. We vragen via het afsprakenportaal geen rijksregisternummer, identiteitskopie, bankkaartgegevens of wachtwoord van Mijn Fluvius. Het portaal leest geen digitale verbruiksgegevens op afstand uit; een meterfoto kan wel zichtbare meterinformatie bevatten.

4. Waarom en op welke rechtsgrond verwerken wij gegevens?

Projectaanvragen en contact

We gebruiken je gegevens om je vraag te begrijpen, contact op te nemen, een werf of opdracht te beoordelen en een offerte of samenwerking voor te bereiden. Dit gebeurt omdat je vóór een mogelijke overeenkomst stappen vraagt of op basis van ons gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen zorgvuldig te behandelen.

Uitvoering en administratie

Wanneer een samenwerking tot stand komt, verwerken we noodzakelijke gegevens voor planning, uitvoering, communicatie, werfopvolging, facturatie, boekhouding en de behandeling van eventuele vragen of geschillen. De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang bij een correcte bedrijfsvoering.

Afspraken en werffoto’s

Via onze afsprakenpagina kun je contact opnemen of een moment aanvragen. We gebruiken je gegevens om je e-mailadres te controleren, je aanvraag te behandelen, een voorbezoek en de uitvoering te plannen en je te bereiken met een vraag, tegenvoorstel, bevestiging, wijziging of onderwegmelding. Een aanvraag of voorlopig gereserveerd moment is nog geen bevestigde afspraak. ESD beoordeelt de aanvraag; bij een tegenvoorstel is ook jouw aanvaarding nodig.

Voor de eigen organisatie van afspraken en noodzakelijke communicatie steunt ESD op haar gerechtvaardigd belang en dat van de betrokken bewoners en uitvoeringspartners bij een bereikbare, veilige en zorgvuldig voorbereide uitvoering (artikel 6, lid 1, f AVG). We beperken de gegevens en het gebruik tot wat daarvoor noodzakelijk en evenredig is en wegen je privacybelangen mee. De contractuele grondslag van artikel 6, lid 1, b gebruiken we alleen wanneer de verwerking nodig is voor een overeenkomst met jou, of voor door jou gevraagde stappen daarvoor. Een overeenkomst tussen ESD en een opdrachtgever maakt jou niet automatisch partij bij die overeenkomst.

Voor verwerking die ESD uitsluitend namens een opdrachtgever uitvoert, bepaalt die verantwoordelijke de toepasselijke rechtsgrond en instructies. ESD neemt de wettelijke of publieke netbeheertaak van Fluvius niet over als algemene eigen rechtsgrond. Voor toepasselijke wettelijke administratie- of medewerkingsplichten geldt artikel 6, lid 1, c AVG. Waar een afzonderlijke toestemming nodig is, vragen we die gericht en vooraf; het lezen van dit beleid of indienen van een afspraak is geen algemene toestemming voor andere doeleinden.

Foto’s helpen om de aansluiting en toegang tot de werkzone te beoordelen en de werkzaamheden, veiligheid en eventuele herstelvragen te documenteren. Fotografeer alleen de gevraagde installatie en noodzakelijke omgeving. Vermijd personen, identiteitsbewijzen, brieven, beeldschermen en andere privé-informatie. Maak niets open, raak geen kabels aan en klim niet voor een foto. Een foto vervangt geen voorbezoek, technische controle of toestemming voor bijkomende werken.

De aangeduide adres- en contactvelden zijn nodig voor de online aanvraag en verificatie. Zonder die gegevens kunnen we de online aanvraag niet afwerken; je kunt ESD ook bellen. Foto’s zijn geen absolute voorwaarde om contact op te nemen: per onderwerp kun je aangeven dat een foto niet lukt, iets niet aanwezig is of niet van toepassing is. De situatie kan dan tijdens het voorbezoek worden bekeken.

We gebruiken deze gegevens en werffoto’s niet voor reclame, publieke referenties of sociale media zonder een afzonderlijke geldige grondslag en, waar nodig, gerichte toestemming. Er is geen uitsluitend geautomatiseerde beslissing met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen: de getoonde vrije momenten helpen bij de planning, maar ESD bevestigt de aanvraag.

Sollicitaties

Sollicitatiegegevens worden gebruikt om je kandidatuur te ontvangen, je geschiktheid voor de functie te beoordelen, gesprekken te organiseren en je over het verloop te informeren. Gegevens van niet-geselecteerde kandidaten worden na de selectie niet langer bewaard dan nodig. Opname in een wervingsreserve gebeurt alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat, bijvoorbeeld je toestemming.

Website en beveiliging

Technische gegevens worden verwerkt om de website beschikbaar, veilig en technisch betrouwbaar te houden, misbruik te voorkomen en fouten te onderzoeken. Dat steunt op ons gerechtvaardigd belang om onze digitale omgeving te beveiligen en te beheren.

5. Formulieren en documenten

De website gebruikt formulieren voor projectvragen en sollicitaties en een afzonderlijk portaal voor bewonersafspraken. Bij een sollicitatie kan een cv of relevant document worden toegevoegd; bij een afspraak gaat het om gevraagde werffoto’s. Naast je invoer verwerken we de noodzakelijke behandel-, communicatie- en beveiligingsgegevens. Bevoegde personen krijgen toegang volgens hun taak en de toepasselijke toegangsrechten.

6. Cookies, webfonts en technische leveranciers

We gebruiken noodzakelijke of functionele cookies, onder meer om te onthouden dat je een tijdelijke bereikbaarheidsmelding hebt gesloten. De website gebruikt daarnaast externe technische bronnen voor webfonts en front-endbibliotheken, waaronder Adobe Fonts, CDNFonts, jsDelivr en cdnjs. Bij het ophalen van zulke bestanden kunnen de betrokken leveranciers technische verbindingsgegevens, zoals je IP-adres, ontvangen.

We plaatsen via het thema geen advertentie- of trackingcookies. Wanneer later niet-noodzakelijke analyse- of marketingtechnologie wordt toegevoegd, wordt dit beleid aangepast en vragen we waar vereist vooraf toestemming.

De afsprakenpagina gebruikt een noodzakelijke beveiligde sessiecookie om je geverifieerde aanvraag te herkennen. Deze cookie is maximaal twaalf uur geldig. Bewaar je persoonlijke toegang vertrouwelijk. Het vervallen van toegang betekent niet dat het aanvraagdossier is verwijderd; daarvoor gelden de bewaartermijnen hieronder.

We gebruiken spam- en misbruikbeveiliging, met beperkte verwerking van technische gegevens zoals IP-adres en verificatiegegevens. Die beveiliging wordt niet gebruikt om je voor advertenties te volgen. Bij adresaanvulling kan je adreszoektekst worden opgezocht bij de geografische adresdienst van Digitaal Vlaanderen; naam, telefoon, e-mailadres en foto’s zijn daarvoor niet nodig en worden niet in die zoekvraag meegestuurd. Webfonts kunnen rechtstreeks bij de hierboven genoemde fontleveranciers worden geladen.

7. Met wie kunnen wij gegevens delen?

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor het beschreven doel. Mogelijke ontvangers zijn hosting- en IT-leveranciers, formulier- en communicatiedienstverleners, professionele adviseurs, projectpartners die informatie nodig hebben voor de uitvoering, en overheidsinstanties wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.

Verwerkers mogen gegevens alleen volgens onze instructies en met passende bescherming verwerken. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Voor de betrokken nutswerken kan noodzakelijke afspraak- en werfinformatie worden uitgewisseld met ASG als uitvoeringspartner en met Fluvius als opdrachtgever/netbeheerorganisatie. Dit kan het adres, de bereikbare contactpersoon, planning, technisch relevante berichten, orderinformatie en noodzakelijke werkfoto’s omvatten. We beperken de uitwisseling tot wat voor de betrokken werkzaamheden en opvolging nodig is. Je gegevens en foto’s worden hierdoor niet openbaar.

Bevoegde medewerkers kunnen noodzakelijke dossiergegevens en werffoto’s raadplegen voor voorbereiding, uitvoering en opvolging. Daarbij kunnen werkkopieën en reservekopieën worden bewaard. Ook voor die kopieën gelden de beschreven gebruiksdoelen, bewaarbeperkingen en privacyrechten.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische leveranciers kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer de AVG dat vereist, steunt zo’n doorgifte op een adequaatheidsbesluit, passende contractuele waarborgen of een andere geldige doorgiftegrond.

Dat kan onder meer relevant zijn voor leveranciers van fonts, communicatie- of opslagdiensten. Je kunt via het contactblok informatie vragen over de ontvangers en de toepasselijke doorgiftewaarborgen en, waar van toepassing, een kopie daarvan.

9. Hoe lang bewaren wij gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De concrete termijn hangt af van de aard van de aanvraag, de duur van een selectie of samenwerking, wettelijke boekhoud- en bewaarplichten en de noodzaak om rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

• Losse contact- en projectaanvragen worden verwijderd of beperkt zodra verdere opvolging niet meer redelijk nodig is.
• Contractuele en administratieve gegevens blijven bewaard zolang de samenwerking loopt en daarna gedurende de toepasselijke wettelijke termijnen.
• Sollicitatiegegevens worden na afronding van de procedure verwijderd, tenzij verdere bewaring rechtmatig en duidelijk afgesproken is.
• Beveiligingslogs worden beperkt bewaard in functie van technisch onderzoek en beveiliging.
• Niet-ingediende afspraakvoorbereidingen hebben een tijdelijke sessie. Niet-ingediende, niet aan een werf gekoppelde foto’s komen na 24 uur in aanmerking voor periodieke opruiming. De duur van technische toegang is niet dezelfde als de bewaartermijn van een ingediend dossier.
• Een ingediende afspraakaanvraag en bijbehorende communicatie blijven nodig zolang de aanvraag, een tegenvoorstel, uitvoering of herstelopvolging loopt. Een afgewezen of ingetrokken aanvraag wordt niet zonder beoordeling gelijkgesteld aan een dossier dat onbeperkt nodig blijft.
• Na uitvoering wordt per gegeven beoordeeld of verdere bewaring noodzakelijk is voor oplevering, concrete garantie- of herstelvragen, een wettelijke verplichting of het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechten. Niet iedere foto of ieder contactgegeven heeft daardoor automatisch dezelfde termijn als een boekhoudstuk.
• Voor gegevens die uitsluitend namens een opdrachtgever worden verwerkt, gelden diens rechtmatige bewaar-, terugbezorg- en verwijderinstructies. Een termijn uit het algemene Fluvius-beleid wordt niet zonder meer op elk ESD-fotodossier toegepast.

Een lopend geschil of een concrete wettelijke bewaarplicht kan een beperkte verdere bewaring rechtvaardigen, met beperkte toegang. Bij een verwijderverzoek houden we ook rekening met relevante werk- en reservekopieën. Een reservekopie is op zichzelf geen reden om gegevens onbeperkt voor dagelijks gebruik te blijven bewaren. Vraag ons gerust welke bewaartermijn of criteria op jouw dossier van toepassing zijn.

10. Hoe beveiligen wij je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking. Geen enkele digitale overdracht of opslag kan echter absoluut worden gegarandeerd.

Toegang tot aanvragen en werffoto’s wordt beperkt en we controleren je e-mailadres voordat je een online aanvraag kunt afronden. Krijg je een onverwachte code of lijkt een bericht verdacht, deel dan niets en neem rechtstreeks contact op met ESD via de gegevens op deze pagina. Meld ook een verkeerd bezorgde e-mail of onbedoeld gedeelde werffoto.

11. Welke rechten heb je?

Binnen de voorwaarden van de AVG kun je vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van je persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen en een gegeven toestemming intrekken. Intrekking heeft geen invloed op verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig gebeurden.

Je kunt in het bijzonder bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Verwijdering en overdraagbaarheid zijn niet in elke situatie onbeperkt: bijvoorbeeld bij een wettelijke bewaarplicht of een noodzakelijke onderbouwing van een rechtsvordering leggen we uit waarom bepaalde gegevens nog nodig zijn. Als je bezwaar hebt tegen foto’s, bespreek dit met ESD zodat we kunnen beoordelen wat technisch noodzakelijk is en welk alternatief mogelijk is.

Stuur je verzoek via het contactblok en vermeld het betrokken adres en je vraag. Stuur niet standaard een identiteitskopie mee. Alleen bij redelijke twijfel vragen we evenredige bijkomende informatie om je identiteit te controleren. We reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst; bij een toegestaan uitstel wegens complexiteit of veel verzoeken informeren we je binnen die maand over de reden en verlenging. Voor gegevens die wij namens een opdrachtgever verwerken, ondersteunen we de bevoegde verantwoordelijke bij de afhandeling.

Je kunt ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit of een bevoegde toezichthouder in je woon- of werkland.

12. Wijzigingen aan dit privacybeleid

We kunnen dit beleid aanpassen wanneer de website, onze verwerking of de regelgeving wijzigt. De datum bovenaan vermeldt wanneer deze versie voor het laatst werd bijgewerkt.

Dit beleid wordt toegepast binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, voor zover van toepassing. Het beperkt geen dwingende privacy- of consumentenrechten, wijzigt geen aansluitingsreglement van de netbeheerder en is geen afstand van aansprakelijkheid voor ESD of een opdrachtgever.

Heb je een privacyvraag of wil je een recht uitoefenen? Gebruik de centrale contactgegevens in het blok naast dit document.